Administração do tempo no trabalho



Como fazer a administração do tempo no trabalho, orientando o foco para o que realmente interessa e tornando seu trabalho produtivo.

Imagens de relógio, teclado, dinheiro meio misturadas e desenhadasNo passado, o empregado executava atividades específicas, de forma quase manual, onde o único meio de comunicação era o telefone fixo e fax.
Hoje em dia ele tem múltiplas atividades, utiliza ferramentas automatizadas que estão sujeitas a panes eventuais e tem uma exposição pessoal cada vez maior, devido à diversidade dos meios de comunicação disponíveis (celular, e-mail, MSN, etc.).

Essa nova realidade desvia o empregado daquilo que realmente importa, fazendo com que fique boa parte de seu tempo envolvido em questões que muitas vezes são consequência de problemas que não dizem respeito ao seu trabalho.

Mas, você pode começar a mudar isso a partir de três ações:

  • Fazendo um planejamento das suas atividades;
  • Utilizando um tempo mínimo na execução de tarefas que não são importantes;
  • Assumindo uma postura objetiva em tudo que faz.

Levantamento das atividades

Antes de qualquer coisa, você deve fazer uma lista com todas as suas atividades, não importando a frequência com que elas aconteçam (diária, mensal, anual, etc.), acrescentando o tempo necessário para execução de cada uma delas, não importando o quanto (15 minutos, 2 meses, etc.). O importante é não esquecer de nenhuma.

Alguns exemplos:

  • Leitura de e-mails;
  • Resposta para os e-mails lidos;
  • Atendimento telefônico;
  • Atendimento das solicitações feitas por e-mail, telefone, MSN;
  • Atendimento das solicitações urgentes;
  • Preenchimento de formulários;
  • Confecção de relatórios de acompanhamento para seu chefe;
  • Atividades ou projetos com prazo de entrega;
  • Planejamento das atividades;
  • Reuniões;
  • Outras.

Classificação das atividades

Depois, você deve classificar essas atividades em duas categorias:

  • Importantes: são aquelas que você tem obrigação de fazer. É aquilo que seu chefe ou cliente espera que você faça.
    Existe uma tendência a se achar que as atividades de controle (preenchimento de formulários ou planilhas de acompanhamento, por exemplo) não são importantes. Por isso, normalmente, não são planejadas e acabam sendo consideradas como atividades improdutivas ou indesejadas. No entanto elas são atividades importantes.
  • Paralelas: são aquelas que, embora façam parte do seu dia-a-dia, não são o foco do seu trabalho. Ou porque elas são consequência de outros problemas que devem ser resolvidos, ou porque existe uma outra pessoa para executá-las.

Após o levantamento e classificação das suas atividades, verá que:

  • Você faz muita coisa;
  • Existem várias atividades que você considerava como indesejadas, mas na verdade elas são parte importante do seu trabalho.
  • Existem muitas atividades paralelas que você gasta um tempo enorme para executar, muitas vezes, em detrimento daquelas importantes.

Organização das atividades

Agora, aplique as três ações citadas anteriormente:

  • Planeje as atividades importantes: tenha o prazo de entrega (data ou hora) e o tempo necessário para a execução de cada uma;
  • Não gaste tempo em atividades paralelas: crie estratégias para executá-las no menor tempo possível;
  • Seja objetivo:
    • Organize seu ambiente de trabalho, não somente a sua mesa e livros, mas o seu computador. Perde-se muito tempo procurando informações;
    • Não deixe a caixa de e-mails aberta. Estabeleça horários para ler e responder as mensagens;
    • Responda os e-mails de forma objetiva e detenha-se apenas ao assunto principal (não acrescente outros assuntos);
    • Ao telefone, seja breve. Indique outras pessoas que possam ajudar ou marque uma reunião se o assunto é mais complexo;
    • Não faça o trabalho que não é de sua responsabilidade. Apenas oriente;
    • Delegue o que for possível;
    • Cuidado com a mania de perfeição. Fazer algo bem feito, mas fora do prazo, pode ser pior do que fazer algo que precise de algum ajuste, mas dentro do prazo;

Fazendo isso, você direcionará seu tempo, de forma organizada, para o que realmente importa, aumentando as chances de cumprir seus prazos e diminuindo aquela sensação de improdutividade.

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Nesse artigo você viu como fazer a administração do tempo no trabalho, orientando o foco para o que realmente interessa e tornando seu trabalho produtivo.

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